根据《商业特许经营管理条例》的第七条第二款的规定，备案的特许人需要满足有两家以上的直营店，且实际经营满一年，即“两店一年”。该规定的立法目的是证明特许人在开展特许经营活动时已经具备成熟的经营模式，能够为被特许人提供经营指导、业务培训、技术支持，减少投机分子打着特许经营的旗号进行欺诈的行为。所以，境外企业必须要提交能够证明其符合“两店一年”的备案材料。

对于如何认定“直营店”，在商业特许经营信息管理系统中有相关的解答。值得一提的是，特许人可以其关联公司的店铺作为自己备案时的直营店，但是这种情况下，境外企业往往不知道提交什么文件证明与第三方公司的关联关系。

尽管每个国家关于企业的主体资格文件及经营许可的文件名称不尽相同，但只要提交的文件足以证明以下两点即可：一方面，特许人和关联公司的投资关系（母子公司、控股公司），一般是提交有显示股东投资比例的公司章程、营业许可证或者提交公司内部的股权登记证等；另一方面，需要证明该店铺属于特许人的关联公司，一般是提交所属人显示为关联公司的营业许可证或者承租人是关联公司的店铺租赁合同等。

还有一点需要注意，为了方便主管机关审查，建议尽量提交特许人和关联公司的关联关系结构简图。

根据《商业特许经营备案管理办法》第六条最后一款的规定，所有备案材料中如果是在境外形成的，需要经过所在国公证机关公证（附中文译本），并经中华人民共和国驻所在国使领馆认证。这一规定主要是为了确认境外文件的真实性。根据《办法》的规定及商业特许经营信息管理系统的要求，备案申请材料多达十几项，对境外企业备案材料的提交来说，哪些需要公证认证，哪些则不需要公证认证，是个很难判断的问题。

按照上述规定，只要不能证明该文件是在境内形成的，均需公证认证。为了避免在备案时因为公证认证的问题遭到备案主管机关的退回，笔者建议在备案材料准备齐全后，将需要上传的全部文件进行公证认证，包括法定代表人护照、特许人承诺书、特许经营合同样本等。总之是要走一趟程序，如果可以一并完成，有利于加快备案成功的速度，避免备案材料被数次退回的风险。

境外企业提交的备案材料，大部分是外文。根据商业特许经营信息管理系统的要求，需要对外文材料进行中文翻译。在实际的备案材料准备和提交中，翻译可能会出现以下的问题：1、双语版文件是否需要翻译，答案是否定的，像中英版的特许经营合同，双语版的就不需要翻译了；2、谁来翻译的问题，按照商业特许经营信息管理系统的要求，需要有翻译资质的翻译公司进行翻译，并且加盖翻译公司的公章，提交备案材料时一定要提交翻译公司的营业执照副本复印件。实践中存在一些备案特许人私人进行外文翻译的情形，主管机关要求翻译公司进行翻译的目的主要是保证翻译语言的真实性，私人翻译的文件尽管可能表述很精准，但无法证明其真实性；3、对于加盖翻译公司公章的问题，正确的方式应当是：如果一份文件是单页的，在上面直接盖章即可；如果一份文件是多页的，需要在首页加盖公章，整份文件加盖骑缝章。否则会出现因为盖章的问题被退回修改；4、翻译公司的营业执照副本复印件和盖章务必要清晰；5、如果备案企业后补交的翻译件，特许人替换了新的翻译公司，备案企业必须要提交新翻译公司的营业执照副本复印件。

由于知识产权的地域保护原则，在中国从事特许经营活动的特许人拥有的特许经营体系中使用的经营资源必须是在中国注册或者是基于中国加入的国际条约认可的才可以作为有效的经营资源进行备案。

就备案特许人提交最多的经营资源——商标来说，很多境外企业提交的是在世界知识产权组织的国际局进行注册的国际注册商标。尽管我国加入了《商标国际注册马德里协定》，但国际注册商标并不能自动在我国获得保护，商标权利人需要向国家商标局申请出具《商标注册证明》或者《商标档案》。而备案时需要提交的也正是国家商标局出具的这两份文件之一，无须再提交国际局颁发的国际商标注册证。

备案时提交的首份特许经营合同及合同样本中对争议解决适用法律的约定上，一定不能约定适用外国法律。因为根据《商业特许经营管理条例》第二条的规定，在中国境内从事特许经营活动，需要遵守中华人民共和国法律。而关于特许经营合同的效力、解除、无效等问题的规定主要是适用《商业特许经营管理条例》等中华人民共和国法律法规。如果合同中明确约定适用外国法律，那么该特许人欲在中国从事商业特许经营活动而在中国备案则没有法律依据。因此虽然特许人和被特许人签订的特许经营合同是双方意思自治的结果，但合同中约定的适用法律不能是外国法律，否则会导致备案被退回。这是计划在中国从事商业特许经营的境外企业需要格外注意的。

细节决定成败，无论是境外企业还是境内企业，在申请主管机关备案的过程中，前期准备工作以及在备案系统中提交材料时，一定要仔细研读商业特许经营备案系统中提示的注意事项，并建议参考笔者根据工作经验所总结出的以上备案常见问题，避免出现因不必要的错误而导致备案申请被退回，减少由此给企业造成的风险成本。